O que é WMS e como funciona na prática

WMS (Warehouse Management System, ou sistema de gerenciamento de armazém) é o software que controla a operação de um armazém: onde cada produto está, quem faz cada tarefa e em que ordem, do recebimento à expedição. Em vez de depender de planilhas e da memória da equipe, o armazém passa a trabalhar com endereços, listas de tarefas e leituras de código de barras que atualizam o estoque no momento em que a operação acontece.

Neste post, você vê o que é um WMS e os outros nomes que ele recebe, como ele funciona etapa por etapa, o que acontece quando algo foge do previsto, como ele se relaciona com ERP, WES, WCS, TMS e YMS e em que momento vale ter um.

O que é WMS (e os outros nomes que ele recebe)

WMS é a sigla de Warehouse Management System, o sistema que gerencia as operações de um armazém desde a entrada das mercadorias até a saída para o transporte. Em português, a mesma categoria de software aparece como sistema de gerenciamento de armazém, sistema de gerenciamento de armazenagem, software de gerenciamento de armazém e, em alguns textos, sistema de administração de depósitos. São nomes diferentes para a mesma ideia, como mostra a definição do Computer Weekly Brasil.

Três coisas distinguem um WMS de uma planilha ou de um módulo de estoque comum:

• Endereçamento: cada posição física do armazém tem um endereço, e o sistema sabe o que está em cada um. O estoque deixa de ser um total por produto e passa a ter localização.
• Lote e validade: o sistema acompanha de qual lote e com qual validade cada unidade foi guardada, o que permite separar primeiro o que vence primeiro.
• Tarefas guiadas: o operador não decide o que fazer a cada momento. O sistema indica o que guardar, o que separar e em que ordem, e o operador confirma lendo códigos de barras.

Como um WMS funciona, do recebimento à expedição

Um WMS conduz o produto por seis etapas, e cada uma delas deixa um registro que alimenta a seguinte. A ordem exata muda de operação para operação, mas o caminho é este:

1. Recebimento. A mercadoria chega e é conferida contra o que era esperado. O sistema registra quantidade, lote e validade antes de liberar o produto para estoque.
2. Armazenagem e endereçamento. O WMS indica em qual endereço guardar, com critérios como giro, peso e fragilidade do produto. O operador lê o código do endereço e o do produto para confirmar, e a partir daí o saldo passa a ter localização.
3. Reserva e onda de separação. Os pedidos são agrupados em ondas, que são conjuntos de pedidos liberados juntos para separação. Ao liberar a onda, o sistema reserva o estoque de cada pedido, para que o mesmo produto não seja prometido duas vezes.
4. Picking (separação). O operador recebe a lista de tarefas, vai ao endereço indicado, lê o endereço e o produto e confirma a quantidade. A separação pode ser organizada por zona, onda ou lote, conforme o perfil dos pedidos.
5. Packing (conferência e volumes). Os itens separados são conferidos contra o pedido, embalados e agrupados em volumes com etiqueta. Em operações que separam em recipientes (BINs), a conferência pode ser feita por BIN: no WMS da Mobiis, por exemplo, ao conferir todos os produtos de um BIN e gerar o volume, o BIN é liberado automaticamente para uso.
6. Expedição. A carga é fechada, os documentos de embarque são gerados e as informações seguem para o transporte e para o ERP.

O que une as seis etapas é o saldo por endereço, lote e validade. Cada leitura de código de barras atualiza esse saldo, e é ele que permite ao sistema decidir de onde separar e quando repor.

O que acontece quando algo foge do previsto

A diferença de um WMS aparece nas exceções: o produto que não está no endereço, o estoque que acaba no meio da separação, a posição de picking que esvazia. Um sistema sem esses tratamentos obriga o operador a improvisar, e a improvisação é onde o saldo deixa de bater com o físico.

• Produto ausente no endereço. O operador registra no coletor que o produto não está onde o sistema indicou. Um bom WMS bloqueia aquele endereço para o produto, libera as reservas feitas nele, procura o item em outro endereço de picking e gera uma nova onda. No WMS da Mobiis, por exemplo, esse é o fluxo de "pular picking", e o bloqueio impede que outras ondas reservem estoque naquele endereço até a posição ser verificada.
• Ruptura. Se não há mais estoque do produto em nenhum endereço disponível, a carga entra em ruptura para aquele item. O ideal é poder tratar a ruptura de forma parcial, escolhendo quais produtos e pedidos ficam de fora, sem travar o restante da carga.
• Reabastecimento. A posição de picking é pequena e esvazia. O WMS indica quando e quanto repor a partir das posições de reserva, separando, por exemplo, caixa fechada de fracionado, e informa o endereço de destino.
• Inventário. Bloquear um endereço não corrige a divergência, apenas impede que ela se repita. O saldo só é regularizado com a contagem da posição e o ajuste do estoque no sistema. Por isso o WMS também facilita contagens parciais e contínuas, em vez de parar o armazém inteiro para um inventário geral.

Esses quatro tratamentos são um bom critério para avaliar qualquer WMS: pergunte como ele reage quando o produto não está onde deveria.

O papel do coletor e dos dados em tempo real

O coletor é o ponto em que o WMS encontra o chão do armazém. É o dispositivo, ou o app em um aparelho móvel, com que o operador lê códigos de barras e confirma cada tarefa. A leitura pode ser do endereço, do produto (EAN) ou da caixa (DUN), e alguns armazéns usam RFID no lugar do código de barras.

Cada confirmação atualiza o saldo na hora. Isso muda a gestão de duas formas:

• Para o operador: o app mostra qual carga, qual endereço e quanto separar, tarefa a tarefa.
• Para o supervisor: a operação fica visível enquanto acontece. Em vez de descobrir no fim do turno que uma carga atrasou, ele acompanha o avanço de picking e packing de cada carga, as rupturas e as pendências que impedem a conclusão.

No WMS da Mobiis, por exemplo, a tela de separação reúne em um único bloco o progresso de picking e packing, os valores totais, realizados e pendentes, as rupturas, o reabastecimento e as datas da carga, e permite comparar várias cargas sem abrir cada uma.

WMS, ERP, WES, WCS, TMS e YMS: quem faz o quê

O WMS não trabalha sozinho, e as siglas ao redor dele costumam gerar confusão. A forma mais simples de separá-las é perguntar qual decisão cada sistema toma. A Logistics Viewpoints propõe exatamente isso: cada decisão deve ter um dono.

• ERP: gerencia o negócio, com pedidos, fiscal, financeiro e estoque contábil. Sabe quanto há de cada produto. O WMS complementa dizendo onde o produto está, de qual lote e quem deve movê-lo, e troca informações com o ERP o tempo todo.
• WMS: gerencia o estoque físico e os processos do armazém, do recebimento à expedição.
• WES (Warehouse Execution System): coordena o trabalho e os recursos quase em tempo real. Só entra em instalações que precisam dessa camada.
• WCS (Warehouse Control System): controla os equipamentos de movimentação, como esteiras e transportadores, e o fluxo no nível da máquina. Segundo o IMAM, acompanha e controla, mas não gerencia a operação.
• TMS (gestão de transporte): cuida do que acontece depois que a carga sai do armazém, como a contratação do frete e a entrega.
• YMS (gestão de pátio): organiza o fluxo de veículos na doca e no pátio, com agendamento de chegadas e acompanhamento do tempo de permanência.

Na prática, o WMS fica no centro: recebe os pedidos do ERP, devolve o estoque atualizado, entrega a carga pronta ao transporte, que depende do pátio e da doca para sair no horário.

Quando faz sentido ter um WMS

Faz sentido ter um WMS quando o controle manual deixa de acompanhar o tamanho da operação. Alguns sinais costumam aparecer antes de o problema ficar caro:

• O estoque do sistema diverge do físico com frequência, e só um inventário geral resolve.
• Poucas pessoas sabem onde cada produto está, e a operação para quando elas faltam.
• Pedidos saem com produto, lote ou validade errados, e a correção vira devolução ou retrabalho.
• A ruptura só é descoberta quando o operador chega ao endereço, no meio da separação.
• O volume de pedidos e de itens cresce, e o tempo de separação não acompanha.
• Clientes ou normas exigem rastreabilidade por lote.

O contrário também vale. Um armazém pequeno, com poucos itens e poucos pedidos por dia, pode funcionar bem com o estoque do ERP e boas rotinas de contagem. O WMS compensa quando a complexidade do endereçamento, dos lotes e da separação passa a custar mais do que o sistema.

Ao avaliar uma solução, vale olhar como ela se integra ao ERP, se funciona no coletor que o time vai usar e como trata as exceções da seção anterior. A Mobiis desenvolve um WMS para gestão de armazém que conecta o armazém ao transporte e às entregas. Se quiser ver como ele se encaixa na sua operação, conheça a solução.

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